- Er is een een ellenlang projectplan dat het ganse project omvat met daarin zeer veel detail. Toch slaagt de project manager er niet in om een antwoord te bieden op de belangrijke vraag: "Gaan we de volledige scope kunnen realiseren binnen de gestelde planning en budget?"
- Project managers vertellen me dat ze al maanden aan een stuk 14 uur per dag werken. Ze slagen erin om me altijd exact te vertellen wat hun mensen op dat ogenblik aan het doen zijn. Dikwijls hebben ze op dat ogenblik echter weinig vertrouwen in het project en de mensen die het project uitvoeren.
Delegeren van werk naar team of teamlid door middel van WERKPAKKETTEN
Een werkpakket bepaalt een set van producten die moeten gerealiseerd worden op een bepaald tijdstip binnen een project. Het is de manier waarop de project manager een hoeveelheid werk delegeert aan een team of een teamlid. Op die manier moet een project manager niet tot in detail alle activiteiten van iemand gaan plannen en opvolgen. Integendeel geeft hij de nodige zelfstandigheid en ownership aan een team of teamlid. Belangrijk is dan ook dat de team manager zich akkoord verklaart met de inhoud van het werkpakket dat hij met de project manager besprak. PRINCE2 beschrijft gedetailleerd welke afspraken er gemaakt moeten worden bij de delegatie van een werkpakket, ze staan in het Nederlands opgelijst in het document Werkpakket PRINCE2. Niet altijd dient dit document zo formeel uitgewerkt te worden. In een ervaren project team gebeuren dergelijke zaken dikwijls informeel maar toch goed. Pragmatisme heet dat dan. In een nieuw samengesteld team is dergelijke formele aanpak een directe meerwaarde. Voor meer info verwijs ik naar het boek "Managing Successful Projects with Prince2", meerbepaald de processen "controlling a stage" en "managing product delivery".
Opdelen van het projectplan in STAGE PLANNEN
Een project manager kan eenvoudig en toch goed zijn project opvolgen op het niveau van stageplannen. Een projectplan bevat de planning van het begin tot het einde van een project. Een teamplan bevat dan weer de detailwerkzaamheden van de teamleden. Tussenin zit het stageplan. Een projectplan is samengesteld uit stageplannen terwijl een stageplan uit teamplannen bestaat die gedefinieerd werden in werkpakketten (zie hoger) bestaat. Hieronder een voorbeeld:
- De "Initiatie stage" is afgelopen en daarom dichtgeklapt
- Het project is momenteel in iteratie 1, meerbepaald "stage 1 - ontwerp"; de taken die hieronder staan zijn gedelegeerde werkpakketten die op het einde van de stage door de stuurgroep "goedgekeurd" worden zodat de volgende stage kan starten.
- Merk op dat in "stage 2 - constructie" slechts één "dummy stage lijn" voorkomt die de doorlooptijd van deze stage bevat. Op die manier krijgen we een goed zicht op de totale doorlooptijd van het project. Op het einde van stage 1 dient uiteraard stage 2 grondig uitgewerkt te zijn.
- De vervolgstages zijn allen dichtgeklapt, ze bevatten enkel een dummy-stage-lijn.
PRINCE2® is a Registered Trade Mark of the Office of Government Commerce in the United Kingdom and other countries
No comments:
Post a Comment