Thursday, November 3, 2011

Managing Successful Programmes

De kick off van het CIPAL-programma "CIPAL in beweging" was de gelegenheid om een samenvatting van "Managing Successful Programmes" kortweg MSP van het OGC van onder het stof te halen (zie hier het boek op Amazon).

Een programma wordt gedefinieerd als een tijdelijke, flexibele organisatie opgericht om de coördinatie, directie en toezicht op de uitvoering van samenhangende projecten en activiteiten te realiseren. Dit om  resultaten en baten op te leveren die betrekking hebben tot strategische doelstellingen voor de organisatie. Een programma loopt meestal over meerdere jaren. (MSP)

Programma management wordt gedefinieerd als het uitvoeringsproces ten einde de gecoördineerde organisatie, directie en implementatie van een groep van projecten en programma’s ter realisatie van de de strategische en tactische baten. (MSP)

Een organisatie zijn strategieën, initiatieven en het beleid wordt beïnvloed en gevormd uit zowel de interne als externe omgeving. Programma's worden daaruit gedefinieerd en geprioriteerd om uit te voeren. Programma's op hun beurt coördineren projecten en de daarmee samenhangende activiteiten die nodig zijn om nieuwe producten of diensten of veranderingen in de bedrijfsvoering te orkestreren. Projecten leveren producten die door programma’s – idealiter -  worden omgezet tot resultaten en baten voor de bedrijfsvoering waarna een nieuwe “business as usual environment” ontstaat. 

MSP integreert en verzoent een permanente vraag naar middelen door te voorzien in een context en kader voor de beheersing van projecten binnen het programma. Het is een routekaart voor het beheer van het programma waarin de belangrijkste principes, governance thema's en een geheel van onderling samenhangende processen, beter bekend als het transformatie-proces, om transformaties mogelijk te maken.


1. Programme Management Principles: tijdens programma’s passen we volgende beginselen toe: in lijn blijven met de bedrijfsstrategie, change management, een visie op een betere toekomst en deze communiceren, focussen op de voordelen en bedreigingen die de realisatie van deze voordelen in de weg staan, het toevoegen van waarde, het ontwerpen en leveren van een samenhangend geheel aan mogelijkheden en leren van ervaring.

2. Governance thema’s stellen u in staat om facetten zoals basisprincipes, leiderschap, organisatiestructuren, controleafspraken etc. te implementeren ten einde de grootste kans te hebben om de beoogde baten te realiseren.
  • Vision: Een visie is een beeld van een betere toekomst en vormt de basis voor de uitkomsten en baten van het programma. Het is een vitale focus en geeft de gelegenheid voor buy-in, motivatie en onderlinge afstemming van de betrokken mensen.
  • Leadership & stakeholder engagement: Hoe het programma zijn belanghebbenden bindt is cruciaal voor het welslagen ervan. Echt leiderschap, change management, stakeholder engagement, communicatie etc. zijn hier onderdeel van.
  • Benefits realisation management: Baten zijn de meetbare verbeteringen die voortvloeien uit de implementatie van nieuwe producten. Deze baten zijn de reden van het programma. Benefits realisation managment is zo fundamenteel dat het de andere governance thema's en elementen stuwt.
  • BluePrinting (volgens mij in IT Enterprise Architecture):  Deze blauwdruk is altijd afgestemd op uw visie, missie en strategie. Deze blauwdruk bevat een duidelijk toekomstbeeld van hoe uw business zal werken, met welke IT-oplossingen en welke technologie. 
  • Planning & Control: Programma Planning gaat over termijnen, schema's, kosten, enz. Programma Control biedt ondersteunende activiteiten en processen die worden uitgevoerd tijdens de gehele levenscyclus van het programma om onduidelijkheid tot een minimum te beperken en zekerheid te brengen waar mogelijk.
  • Business Case: De Business Case is het "waarom" van het programma en moet altijd geldig blijven. De business case heeft betrekking op de strategische doelstellingen, het kader en dus de afbakening van het programma alsook op een optimale aanpak voor het programma om de baten te realiseren.
  • Risk & Issue Management: Geen programma, geen risico's en problemen. Die moeten goed worden beheerd en behandeld.
  • Quality Management: Kwaliteitsmanagement in een programma zorgt ervoor dat belanghebbenden tevreden zijn wanneer de door hen verwachte baten ook effectief gerealiseerd worden en aan hun verwachtingen voldoen. Kwaliteitsmanagement is een activiteit die permanent tijdens en zelfs na het programma loopt.
  • Organisation: De oprichting van een duidelijke en effectieve organisatie is cruciaal voor het succes van een programma. Dit betekent dat de combinatie van gedefinieerde rollen, duidelijke verantwoordelijkheden van elk van deze rollen en het beheer van de structuren en wijze van rapporteren nodig is om het programma de gewenste resultaten te laten opleveren.

3. De transformationele flow biedt een route door de levenscyclus van een programma, startend vanaf een “gedachte” over het het leveren van nieuwe mogelijkheden, effecten en baten tot en met het beëindigen van het programma.
  • Identify: Typisch trekt het "programma mandaat" op hoog niveau de strategische doelstellingen van het programma  samen en geeft een omkadering van de te realiseren visie van het programma. De samenvatting van deze doestellingen wordt weergegeven in de “programma brief”. Het is ook mogelijk dat de identificatie startte als een project maar dat een programma geschikter lijkt of dat soortgelijke projecten – die misschien zelfs al in uitvoering zijn – beter gecombineerd worden in één programma. Op die manier worden conflicten vermeden en komt men tot synergie.
  • Define: in deze fase wordt het programma gedefinieerd. Uitkomsten zijn het programma definitie document, plannen & schema's en een controle-kader omr de realisatie van het programma te verzekeren.
  • Manage The Tranches: programma’s worden vaak gerealiseerd in meer dan één iteratie op weg naar de nieuwe “enterprise architectuur” blauwdruk. Dit mechanisme noemen we "manage the tranches".
  • Deliver Capability: binnen een schijf is deze fase gericht op het leveren van de producten en mogelijkheden die nodig zijn voor de veranderde de manier van werken.
  • Realize Benefits: binnen een “schijf” is deze fase gericht op het realiseren van de baten met de geleverde functionaliteit (delivery capability). In deze fase worden deze baten tevens gemeten.
  • Close: dit wordt gedaan als de beoogde blauwdruk werd gerealiseerd. Dit betekent dat de middelen die nodig zijn om de visie zijn geïmplementeerd en de baten zijn gerealiseerd om te beoordelen of het programma succesvol was. We kunnen nu terug keren naar de “business-as-usual” omgeving.

Voila, bij deze is mijn kennis weeral een beetje opgefrist om aan het "CIPAL in beweging"-programma een positieve bijdrage te kunnen leveren. Ik hoop voor u hetzelfde!