Tuesday, October 4, 2011

Masterproef Enterprise Content Management

Een presentatie die ik donderdag ga geven inspireert me om mijn masterproef - die ik al zo lang eens op mijn blog zou plaatsen - nu ook effectief op mijn blog te plaatsen.

De onderzoeksvraag betrof:“In welke mate kan het efficiënt beheren van niet-gestructureerde informatie tot een concurrentieel voordeel leiden?

Ik ga niet te lang in detail treden en direct het algemeen besluit hernemen. De geïnteresseerden kunnen altijd het volledige document nalezen op Google Docs als Masterproef Koen Renders v0101.pdf

Algemeen besluit 

De probleemstelling “In welke mate kan het efficiënt beheren van niet-gestructureerde informatie tot een concurrentieel voordeel leiden?” werd uitgespit door een literatuurstudie, een bevraging van de markt met een gestructureerde vragenlijst, een bevraging van de markt met interviews en een interpretatie van de handelswijze van grote spelers in de informaticawereld.

Ik durf op basis van al deze studies, analyses en interpretaties concluderen dat oplossingen om niet-gestructureerde informatie efficiënt te beheren tot een concurrentieel voordeel kunnen leiden. Het tijdig en kwalitatief implementeren van deze oplossingen draagt bij tot het handhaven of verbeteren van zijn concurrentiepositie.

Wat betreft de gestructureerde bevraging die ik uitvoerde bij 53 bedrijven kunnen we oordelen dat wat betreft tijdsbesteding een medewerker gemiddeld 57 minuten of 11,9% van zijn tijd per dag bezig is met het,onproductief zoeken naar informatie in volgorde van belang in mails, informatie op netwerkservers, papieren archieven en digitale archieven. In bedrijven in verschillende tijdszones, bedrijven met ploegenarbeiders en bij managers neemt deze hoeveelheid nog toe. In studies van Accenture (Hatter & Trapasso, 2007) en de Butler Group (Butler Group, 2006)bevestigt een aanname dat ongeveer 10% van de salariskost van een bedrijf uitgaat naar niet effectieve zoekacties naar informatie.

Van de 53 respondenten oordeelt 75% dat de concurrentiepositie van hun bedrijf verstevigd wordt met oplossingen om niet-gestructureerde informatie efficiënt te beheren. Slechts 1,2% is overtuigd van het tegendeel. Zoekoplossingen, kennisbeheerssystemen, integratie en collaboratieve omgevingen scoren zeer goed. Sociale netwerkfunctionaliteiten en systemen om aan wettelijke vereisten te voldoen scoren minder goed, bij deze laatste is dit waarschijnlijk omdat dit veelal door de wetgever verplicht is.

Dezelfde lijn kunnen we doortrekken als we vragen naar de impact op verschillende concurrentiefactoren die als drijfveren kunnen beschouwd worden. Van de respondenten verwacht 69% een positieve impact op de concurrentiefactoren terwijl slechts 1% overtuigd is van het tegendeel. De concurrentiefactoren operationele efficiëntie, tijdswinst, management en kennis krijgen een score die significant beter is dan het gemiddelde terwijl dit het omgekeerde is voor innovatie, prijs  van de producten of diensten, promotie van producten of diensten en retentie van medewerkers. De literatuur bevestigt deze concurrentiefactoren als drijfveren en voegt er nog enkele toe, met name de nood om aan wettelijke vereisten te voldoen, de optimalisatie van werkprocessen, kennisbeheer, archiveringsnoden, integratienoden tussen verschillende systemen, het implementeren van een consistente manier van communicatie en informatiebeheer, medewerkers motiveren, reduceren van de hoeveelheid papier en daarvoor benodigde opslagruimte, een stijgende noodzaak aan samenwerking evenals de nood aan samenwerking op verschillende locaties en tijdstippen enz. In een interview stelde ik vast dat dit werd aangetoond in een Return On Investment berekening voor de factoren productiviteitsstijging en operationele efficiëntie.

We stellen vast dat 51% van de functionele rubrieken in gebruik is bij de geënquêteerde bedrijven. Voor specifieke oplossingen kunnen we concluderen dat over 5 jaar meer dan 3/4de van de respondenten over oplossingen zal beschikken voor documentbeheer, collaboratie, scanoplossingen, elektronische formulieren, dynamisch intranet en oplossingen die geïntegreerd zijn met andere applicaties. Echter zal dan minder dan de helft beschikken over oplossingen voor sociale netwerkfunctionaliteiten, oplossingen om te voldoen aan wettelijke vereisten of oplossingen om deze informatie te archiveren.

De respondenten vinden het belangrijk voor deze oplossingen dat ze gebruiksvriendelijk zijn, de mogelijkheid bevatten om oude gegevens naar de nieuwe oplossing over te zetten, de oplossingen compatibel zijn met de huidige IT-strategie, een gunstige kostprijs kennen en er voldoende implementatiepartners zijn die de oplossing succesvol kunnen implementeren. De geënquêteerde bedrijven vinden het minder belangrijk dat het product het beste is in zijn niche, er geen maatwerk nodig is omdat de standaardfunctionaliteiten volstaan en specifiek aangepast is aan zijn sector. Bij de geïnterviewde bedrijven ging voorname aandacht uit naar change management, het opstellen van een governance plan, de mogelijkheid om quick wins te realiseren en het feit dat de oplossing informatie aan de juiste doelgroepen moet aanbieden.

We konden ook afleiden dat meer dan 2/3de van de bedrijven zullen doen wat men belangrijk vindt op het gebied van documentbeheer, collaboratie, scanoplossingen, elektronische formulieren, dynamische intranetten integratie terwijl dit voor kennisbeheerssystemen, sociale netwerkfunctionaliteiten, zoekoplossingen, wettelijke vereisten en archivering minder dan 2/3de is.

De “groten” in het informatica-landschap - Microsoft, Oracle, SAP, IBM en Google - investeren zeer aanzienlijk om dit domein te kunnen inpalmen of om hun huidige marktaandeel te kunnen handhaven. Door eigen ontwikkelingen of lucratieve acquisities voorzien zij in oplossingen voor documentbeheer, collaboratie, mailing, zoekmogelijkheden,  digital asset management enz. Zij worden hierdoor gedreven door een grote marktvraag die veroorzaakt wordt door bedrijven die deze technologieën belangrijk vinden om hun concurrentiepositie te kunnen behouden of versterken.  Er is wel een onderscheid tussen de “markt” die deze bedrijven benaderen. SAP, Oracle en IBM richten zich bijna exclusief op de niet-thuisgebruiker (bedrijven, overheid,…) waarbij integratie zeer belangrijk is terwijl een bedrijf als Google zich voor het overgrote deel richt op de thuisgebruikers en via advertenties zijn inkomsten behaalt. Microsoft daarentegen richt zich op beide markten met naar elkaar toe groeiende oplossingen.

Bovenstaande literatuurstudies, marktbevragingen bij gebruikers en interpretaties van de handelingen van leveranciers die strijden om dit marktsegment te beheersen tonen aan dat bedrijven overtuigd zijn van het feit dat oplossingen om niet-gestructureerde informatie efficiënt te beheren tot een concurrentieel voordeel kunnen leiden. Gezien de aanhoudende snelle evolutie van de laatste jaren mag verwacht worden dat dit landschap, en dus de werk- en leefomgeving van mensen, de volgende jaren nog sterk zal evolueren.